Digitale Tools haben die Verwaltung von Vereinen vereinfacht. Zahlungen, Mitgliederverwaltung und Kommunikation erfolgen heute oft digital. Gleichzeitig entstehen neue Risiken, für die viele gemeinnützige Vereine keine klaren Vorgehensweisen haben.

Hier sind fünf typische Bereiche, die man im Auge behalten sollte.

1. Wenn private Finanzen und die Gelder des Vereins miteinander vermischt werden

In Vereinen und Abteilungen werden häufig private Swish-Nummern oder Bankkonten verwendet. Das mag im Alltag funktionieren, erschwert jedoch die Buchführung, Nachverfolgung und Rechnungsprüfung und erhöht das Risiko von Fehlern und Missverständnissen.

2. Der Computer und die E-Mail-Adresse des Kassierers

Der Schatzmeister hat oft Zugriff sowohl auf Geld als auch auf sensible Informationen. Wenn die Sicherheit auf einem privaten Computer oder einer privaten E-Mail-Adresse basiert, ist der Verein anfällig für Hackerangriffe, Fehler oder den Verlust des Zugriffs.

3. Unzureichende Abläufe bei einem Wechsel im Vorstand

Beim Wechsel der Zuständigkeiten fehlen oft klare Vorgehensweisen hinsichtlich der Zugriffsrechte und Anmeldungen. Dies kann dazu führen, dass ehemalige Amtsinhaber weiterhin Zugriff haben oder dass wichtige Informationen verloren gehen.

4. Gefälschte Zahlungsaufforderungen

Betrugsfälle gegen Vereine nehmen zu. Gefälschte E-Mails, Rechnungen oder Zahlungsanweisungen lassen sich oft nur schwer erkennen, insbesondere wenn Zahlungen manuell und ohne klare Kontrollmechanismen abgewickelt werden.

5. Unklare Rollenverteilung zwischen Verein, Mannschaft und Abteilungen

Wenn mehrere Bereiche einer Organisation ihre Finanzen ohne gemeinsame Rahmenbedingungen verwalten, wird es schwierig, einen Überblick zu gewinnen, Verantwortlichkeiten festzulegen und die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Zusammenfassung

Die meisten Risiken in der Vereinsfinanzen entstehen nicht aus böser Absicht, sondern dadurch, dass alte Arbeitsweisen auf neue digitale Möglichkeiten treffen. Mit klaren Strukturen, Verantwortlichkeiten und der richtigen Systemunterstützung lassen sich diese Risiken verringern – ohne das Engagement zu erschweren.